Jak ewidencjonować wyjścia prywatne z pracy?

Chyba każdemu z nas zdarzyło się wyjść na chwilę z pracy, aby załatwić ważną sprawę w urzędzie, odwieźć dziecko do szkoły czy odebrać przesyłkę. Są to sytuacje, które nie trwają na tyle długo, aby wykorzystywać cały dzień urlopu wypoczynkowego lub urlopu na żądanie. Na potrzebę krótkotrwałych wyjść został utworzony tzw. wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy. Jest to dosyć często wybierana opcja przy tego typu sytuacjach.

Zasady dotyczące wyjścia prywatnego z pracy różnią się od wspomnianych powyżej – urlopu wypoczynkowego czy urlopu na żądanie.

Jak w takim razie wygląda dokładna procedura od złożenia wniosku o wyjście prywatne do odpracowania wyjścia prywatnego?

Wyjście prywatne w godzinach pracy a Kodeks Pracy

Wyjścia prywatne w godzinach pracy reguluje w zasadzie jeden przepis znajdujący się w Kodeksie Pracy. Zgodnie z art. 151 §2(1) Kodeksu Pracy: „Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 (czyli odpoczynku dobowego i tygodniowego).”

Z przytoczonego powyżej przepisu jasno wynika, iż odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie jest praca w nadgodzinach. Wyjścia prywatne w godzinach pracy i konieczność ich odpracowania skutkuje tym, że norma dobowa czasu pracy może zostać naruszona, ale zgodnie z powołanym powyżej przepisem nie jest to praca w nadgodzinach. Z punktu widzenia rozliczania czasu pracy – wyjście prywatne w godzinach pracy jest traktowane jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

Jest to jedyny przepis w Kodeksie Pracy, który reguluje w sposób prawny wyjścia prywatne w godzinach pracy.

Jak powinien wyglądać wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy?

Jedynym formalnym wymogiem udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych jest pisemny wniosek pracownika. Przepisy nie regulują już jednak treści takiego wniosku czy terminu jego składania, pozostawiając w tym swobodę stronom stosunku pracy. Możliwe jest zatem, że wniosek zostanie napisany na zwykłej kartce i złożony 5 minut przed wyjściem pracownika, w przypadku nagłej sytuacji, wymagającej takiego działania. Warto w nim umieścić dane, stanowisko i odręczny podpis pracownika, dokładną datę i godzinę planowanej nieobecności, a także powód wyjścia prywatnego oraz proponowaną datę odrobienia nieobecności.

Sprawy związane z udzielaniem takich zwolnień mogą być uregulowane np. w regulaminie pracy. Formalnie wniosek nie musi mieć uzasadnienia, ale zawarcie takiego wyjaśnienia w piśmie należałoby uzasadnić za pożądane, gdyż może ono wpłynąć na decyzję przełożonego akceptującego wniosek. Prośba o wcześniejsze wyjście z pracy koniecznie musi zostać zaakceptowana przez przełożonego. Jest to szczególnie ważne, gdyby podczas przepustki pracownik uległ wypadkowi.

Czy pracodawca może odmówić wyjścia prywatnego?

Pracodawca ma prawo zakwestionować nasz wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy, ponieważ Kodeks Pracy nie podaje listy powodów, które mogą uprawniałby pracownika do otrzymania przepustki z pracy. Najczęściej wnioski dotyczą wizyt u lekarza, w placówce diagnostycznej czy urzędzie. Ostateczna decyzja w dużej mierze zależy jednak od woli pracodawcy.

Jak odpracować wyjścia prywatne?

Pracownik ma możliwość umówienia się z pracodawcą, że odpracuje nieobecności w pracy w późniejszym czasie. Najczęściej odpracowanie następuje do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu jest to niemożliwe, pracodawca może od nas wymagać zobowiązania się do odrolnienia tych godzin w następnym okresie rozliczeniowym.

Podczas ustalania terminu, w którym pracownik odpracuje wyjście prywatne, należy pamiętać o prawach pracownika wynikających z Kodeksu Pracy. Kodeks mówi, że pracownikowi przysługuje odpoczynek dobowy, czyli zgodnie z art. 132 §1 Kodeksu Pracy, 11 godzin, w czasie których pracownik powstrzymuje się od wykonywania pracy.

W przypadku, w którym po wyjściu prywatnym pracownik wróci do pracy i zostanie w niej dłużej, aby odpracować wyjście prywatne, czas ten nie będzie traktowany jako godziny nadliczbowe, ponieważ nie zostanie przekroczony dobowy rozkład czasu pracy.

Podsumowując pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów w przypadku odpracowania przez pracownika wyjścia prywatnego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umówimy się na odpracowanie czasu pracy w nocy, w takiej sytuacji pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia.

Czy można odpracować wyjście prywatne przed wyjściem?

Na zgodę pracodawcy, pracownik może odpracować czas opuszczenia miejsca pracy z powodów osobistych rozpoczynając prace wcześniej luz zostają po jej godzinach.

Czy wyjście prywatne może trwać cały dzień?

Zgodnie z Kodeksem Pracy – wyjścia prywatne nie są zaliczane do czasu pracy. W dniu, w którym została udzielona nam zgodna na wyjście prywatne wyjdziemy wcześniej, niż wskazuje harmonogram. Co ciekawe, wyjście prywatne może trwać nawet cały dzień pracy o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Ustawodawca nie reguluje wprost maksymalnej możliwej długości wyjścia.

Wynagrodzenie za wyjście prywatne w godzinach pracy – zasady wyliczania

Jak już wspomnieliśmy, godzin obejmujących wyjście w celu załatwienia spraw osobistych nie wlicza się do czasu pracy, zatem nie przysługuje za nie wynagrodzenie. Pracodawca może jednak uznać za wyjątki sytuacje, gdy osoba zatrudniona opuszcza zakład pracy, aby udać się do sądu czy na posterunek policji. W pozostałych sytuacjach, jeśli pracownik chce otrzymać zgodne z umową wynagrodzenie zasadnicze, powinien odpracować wyjście prywatne w czasie godzin pracy.

Jak prowadzić ewidencję wyjść prywatnych w godzinach pracy?

Wyjście prywatne w godzinach pracy powinno być możliwe wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. W niektórych zakładach pracy funkcjonuje także książka wyjść służbowych i prywatnych, w której osoby zatrudnione wpisują datę i godzinę opuszczenia zakładu. Ten sposób jednak nie sprawdzi się w dużych korporacjach, gdzie korzystniejsza okaże się rejestracja czasu pracy.

Dlaczego ewidencja wyjść prywatnych jest taka ważna? Pierwszym ryzykiem jest sytuacja, w której pracownik pod nieobecność w biurze ulegnie wypadkowi. Jeśli nie powiadomił o wyjściu przełożonego, wówczas zdarzenia nie będzie można uznać za wypadek przy pracy (brak związku między pracą a wypadkiem). Sytuacja nie jest prostsza, gdy osoba zatrudniona złoży wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy i otrzyma stosowną zgodę – nawet wtedy nie ma gwarancji, że wypadek zostanie uznany za wypadek przy pracy, jednak pracownikowi grozi mniej przykrych konsekwencji.

Po drugie nieusprawiedliwione wyjścia prywatne, bez wiedzy i zgody pracodawcy, generują koszty dla firmy. Pracownik, zamiast wykonywać swoje obowiązki, poświęca czas na załatwienie spraw osobistych. Krótka, sporadyczna absencja może nie odbije się za bardzo na portfelu pracodawcy, ale regularne wyjścia prywatne wielu osób, w połączeniu np. ze spóźnieniami, to nawet tysiące złotych miesięcznie i godziny niewykorzystanych zasobów.

Sprawdź ofertę naszych styczniowych szkoleń!

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 17 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej