Monitoring w pracy

W wielu zakładach pracy możemy dostrzec zamontowane kamery, które czuwają nad bezpieczeństwem pracowników i zakładu. Czy pracodawca ma prawo kontrolować pracowników w każdym miejscu i wprowadzać monitoring w pracy bez ich zgody? Czy pracodawca może nagrywać obraz wraz z dźwiękiem, czy tylko obraz? Czy pomieszczenia monitorowane muszą posiadać specjalne oznaczenia? Zapoznaj się z artykułem i sprawdź, jakie wymogi powinny być spełnione, aby monitoring w miejscu pracy był w 100% legalny.

1. Monitoring w pracy – kodeks pracy
2. W jakich pomieszczenia można zamontować monitoring?
3. Jak długo mogą być przechowywane nagrania?
4. Czy pracownik powinien zostać poinformowany o monitoringu w zakładzie pracy?
5. Niezbędna dokumentacja
6. Gdzie zgłosić nielegalny monitoring w miejscu pracy?
7. Konsekwencje nielegalnego monitoringu

Monitoring w pracy – kodeks pracy

Przez wiele lat monitoring pracowników był źle odbierany ze względu na brak uregulowanej podstawy prawnej, która jasno mówiłaby nam o zasadach, jakie powinny być przestrzegane. Zmieniła to jednak wprowadzona 10 maja 2018 r.  ustawa o ochronie danych osobowych, która wprowadziła przepisy o monitoringu wizyjnym pracowników, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych formach monitoringu stosowanych przez pracodawców względem ich podwładnych. Obowiązująca od 25 maja 2018 r. zmiana wywołała ogromne poruszenie wśród pracodawców, ponieważ została wprowadzona bez zachowania okresu przejściowego. Zgodnie z art. 22 (2) § 1 Kodeksu Pracy o monitoringu w zakładzie pracy, umożliwiono pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli nadzór jest niezbędny do:

1. Zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
2. Ochrony mienia;
3. Kontroli produkcji;
4. Zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;

Uwaga! Przedsiębiorca nie może tłumaczyć chęci montażu kamer żadnym innym powodem. Wyłącznie przyczyny wskazane w ustawie mogą stanowić podstawę do zastosowania szczególnego środka nadzoru, jakim jest monitoring wizyjny.

W jakich pomieszczenia można zamontować monitoring?

Zamontowanie kamery w zakładzie pracy zazwyczaj ma jakiś określony cel, który usprawiedliwia taką decyzję. Trzeba jednak pamiętać, że choć w wielu obszarach działalności jest on wręcz wskazany, to nie może znajdować się w każdym miejscu. W związku z tym pracodawca nie może zamontować kamer w:

1. Pomieszczeniach sanitarnych;
2. Szatniach
3. Stołówkach;
4. Palarniach;
5. Pomieszczeniach przeznaczonych dla organizacji związkowych;

Uwaga! Montaż kamer w ww. pomieszczeniach jest dopuszczalny wyłącznie w szczególnych przypadkach, jeśli są one niezbędne z uwagi na konieczność realizacji jednego z celów, o których mówi nam art. 222 § 1 Kodeksu Pracy. Musimy jednak pamiętać o tym, że monitoring w żaden sposób nie może naruszać dóbr osobistych pracowników, w tym ich godności i prawa do zrzeszania się w związkach zawodowych.

Jak długo mogą być przechowywane nagrania?

Pracodawca ma prawo przechowywać nagrania z monitoringu pracowników przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od nagrania. Należy pamiętać, że tego typu nagrania obrazu pracodawca ma prawo przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Uwaga! W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić odwód w postępowaniu, to termin ich przechowywania się przedłuża – do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania.

Czy pracownik powinien zostać poinformowany o monitoringu w zakładzie pracy?

Zgodnie z art. 7 Kodeksu Pracy „Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem”. Co jasno daje nam do zrozumienia, że pracodawca nie ma prawa do rejestracji obrazu bez wcześniejszego poinformowania pracowników o tym fakcie. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany przekazać przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy, pisemnej informacji o celach, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu. Ponadto powinien też oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych (nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem).

Niezbędna dokumentacja

Pracodawca, który w swoim zakładzie pracy podjął decyzję o zainstalowaniu monitoringu musi pamiętać o tym, aby ten fakt został wpisany do:

1. Układu zbiorowego pracy – jeśli pracodawca jest nim objęty;
2. Regulaminu pracy – jeśli ma obowiązek ustalić regulamin pracy;
3. Obwieszczeniu – jeśli nie ma układu zbiorowego ani regulaminu pracy;

W tych dokumentach powinny być ujęte te trzy rzeczy:

1. Cele monitoringu;
2. Zakres monitoringu;
3. Sposób zastosowania monitoringu.

Dodatkowo pracodawca, który decyduje się na wprowadzenie w zakładzie pacy monitoringu wizyjnego, musi pamiętać, że od chwili rozpoczęcia nagrywania będzie podlegał w tym zakresie przepisom rozporządzenia RODO. Pracodawca musi przestrzegać art. 12 i 13 RODO. Chodzi tu o wykonanie tzw. obowiązku informacyjnego, czyli podania pracownikowi przez pracodawcę w przejrzysty sposób wymaganych przez RODO informacji w związku z przetwarzaniem danych.

Gdzie zgłosić nielegalny monitoring w miejscu pracy?

Mimo że art. 22 (2) Kodeksu pracy jasno mówi nam o tym, że nagrania uzyskane w ramach prowadzenia monitoringu w miejscu pracy, pracodawca ma prawo przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, to w praktyce może się zdarzyć, że pracodawca będzie wykorzystywał monitoring wizyjny jako formę nadzoru nad pracownikami, co można byłoby w niektórych sytuacjach zakwalifikować nawet jako mobbing. Nielegalny monitoring może zostać zgłoszony sprawującej kontrolę i nadzór nad przestrzeganiem wszelkich przepisów prawa pracy Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownik ma prawo zgłosić skutki nielegalnego monitoringu do sądu cywilnego. Ponadto pracownik może również zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w trybie przewidzianym przez wspomnianą już ustawę o ochronie danych osobowych.

Konsekwencje nielegalnego monitoringu

Jeżeli pracodawca zainstaluje monitoring w pracy w miejscu niedozwolonym, to pracownik na gruncie postępowania sądowego może domagać się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych. W przypadku zamontowania monitoringu wobec części pracowników bez usprawiedliwionej przyczyny lub będzie on stanowił wyraźną formę kontroli, to zachowanie pracodawcy można zakwalifikować jako stosowanie dyskryminacji lub mobbingu. W takiej sytuacji pracownik ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Warto podkreślić, że pracodawca, który narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2. Dodatkowo, jeśli pracodawca prowadzi monitoring pracowników i przetwarza ich dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne lub nie ma uprawnień do ich przetwarzania, również podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Zapraszamy do sprawdzenia naszych szkoleń online dla kadr.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 17 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej